Daarom heeft de VVD gevraagd of er een overkoepelende ICT oplossing beschikbaar is welke zorg kan dragen voor de auto-archivering van alle
communicatie binnen de gemeente. Ook is navraag gedaan naar het bewaren van e-mails, welke e-mails worden precies geborgd? En bovendien is gevraagd hoe alle in – en uitgaande mail dan gearchiveerd wordt.
Het antwoord van de gemeente luidde als volgt:
- Binnen de gemeente is geen voorziening voor auto-archivering
van alle communicatie. Dit betekent dat niet voorzien is in het systematisch en
geautomatiseerd opslaan van ontvangen of verzonden e-mails.
- Op basis van het beleid gebaseerd op de Archiefwet wordt díe
communicatie bewaard waarop een reactie wordt verwacht en/of waarin
afspraken/besluiten worden vastgelegd, dan wel berichten die een rechtsgevolg
kunnen hebben. De verantwoordelijkheid van de registratie is belegd bij de
vakinhoudelijke afdelingen waar de berichten binnenkomen. Deze werkwijze wordt
ook bij vergelijkbare gemeenten toegepast waaronder Haarlemmermeer en Almere.
De huidige praktijk laat zien dat een zeer beperkt aantal e-mails wordt
gearchiveerd zoals bedoeld in de Archiefwet.
- We hebben contact gezocht met het Rijksarchief omdat ons
bekend is deze problematiek ook landelijk speelt. Bij het Rijksarchief wordt
momenteel onderzocht of met intelligente, zelflerende software geautomatiseerd
een selectie kan worden gemaakt uit de circa 1 miljard e-mails die jaarlijks
binnen de rijksdiensten worden geproduceerd en op welke wijze deze mails
duurzaam toegankelijk gemaakt kunnen worden. Deze ontwikkeling verkeert nog in
het pilotstadium
Een eerste voorzichtige conclusie is dat de overgang naar
het digitale tijdperk er toe leidt dat er een zwart gat in het gemeentearchief
is ontstaan. Ambtenaren bepalen zelf wat bewaard wordt en controle is bijna
niet mogelijk. De VVD zal aanvullende vragen gaan stellen over mogelijke
back-ups die door de IT afdeling worden gemaakt en die wellicht toch een vorm
van archivering waarborgen.
Nu wil het toeval dat een geëngageerd burger al een WOB
verzoek had ingediend bij de Gemeente Haarlem met een aantal vragen over de
toepassing van de archiefwet en de back-up procedures in Haarlem. Deze vragen
vindt u hieronder.
Hopelijk gaan de inspanningen van de VVD en verschillende
bezorgde inwoners er op termijn toe leiden dat de gemeente Haarlem de
archivering van al zijn communicatie op orde brengt.
Wordt vervolgd!